SURAT PERJANJIAN KONTRAK PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT
DENGAN
R.S. MARTHA FRISKA
No. Kontrak : SP/2008/0001
Pada hari ini, tanggal dua puluh dua (12) bulan Juli (7) tahun dua ribu delapan (2008), para pihak yang bertanda tangan di bawah ini:
1. JOHAN TANADI : Selaku Chandra & Freeman Representative, berkedudukan di Mediterania Garden Apartement, Jakarta, Indonesia, selanjutnya disebut Pihak Pertama
2. RAMIN, MBA : Selaku President Director PT. Karya Utama Prima Pratama, berkedudukan di Jl Medan Tanjung Morawa Km 18,5 – MEDAN, selanjutnya disebut Pihak Kedua
Pihak Pertama dan Pihak Kedua untuk selanjutnya secara bersama-sama disebut “Para Pihak” dan masing-masing disebut “Pihak”.
Para Pihak sepakat untuk menandatangani Surat Perjanjian Kontrak Pengembangan Sistem Informasi Rumah Sakit dengan ketentuan dan syarat-syarat sebagai berikut:
Pasal 1
RUANG LINGKUP
1. Para Pihak sepakat untuk mengadakan Perjanjian kontrak pengembangan sistem di mana Pihak Pertama memberikan jasa pengembangan Hospital Information Systems untuk selanjutnya disebut Aplikasi HIS kepada Pihak Kedua dengan ruang lingkup sebagai berikut:
1. Patient Management Module
2. Medical Record Management Module
3. Pharmacy Management Module
4. Order Management Module
5. Inventory Management Module
6. Human Resource and Payroll Module
7. Finance and Accounting Module
8. Executive Information System Module
9. Secretary Module
10. Fixed Asset Management Module
11. HIS-LIS Online Module
12. Special Security Module
13. Special Finance Module
Spesifikasi dan detil modul sesuai lampiran TOR no. 080501
merupakan bagian yang tidak terpisah dari surat perjanjian kontrak ini.
2. Pihak Kedua menyerahkan pekerjaan kepada Pihak Pertama sebagaimana Pihak Pertama menerima penyerahan pekerjaan tersebut dan berjanji melaksanakan serta menyerahkan kepada Pihak Kedua dalam keadaan selesai seluruhnya dan dapat diterima oleh Pihak Kedua sesuai dengan lampiran TOR no 080501.
3. Adapun hasil-hasil dari pekerjaan tersebut akan diserahkan kepada Pihak Kedua dalam bentuk :
a. Aplikasi HIS
b. Petunjuk pemakaian (user manual) aplikasi bagi pemakai akhir (end user)
c. ??? kosong ???
4. Pekerjaan lainnya yang tidak dapat dirinci satu persatu namun menurut sifatnya menjadi tanggung jawab Pihak Pertama untuk melaksanakannya, sehingga memungkinkan pekerjaan dapat diselesaikan dan hasilnya diserahkan dalam waktu yang telah ditentukan, dalam keadaan lengkap dan dapat diterima Pihak Kedua yang dinyatakan dalam Berita Acara UAT /User Acceptance Test. (Terlalu general)
5. Implementasi aplikasi HIS dilakukan pada lokasi Pihak Kedua.
6. Implementasi mencakup instalasi:
Komputer Server
- Instalasi Software Aplikasi HIS
- SQL Server
7. Implementasi tidak termasuk:
- Perancangan & persiapan infrastruktur, jaringan dan networking (jaringan dan networking sama)
- Pengadaan perangkat keras & piranti lunak.
Pasal 2
JANGKA WAKTU
1. Pengerjaan proyek sesuai ruang lingkup pasal 1 akan dilakukan dalam tahapan UAT / User Acceptance Test dengan total jangka waktu 255 hari dalam Calender seperti dibawah ini:
| No. | Module Name | Duration |
| 1 | Patient Management Module | |
| 2 | Medical Record Management Module | |
| 3 | Pharmacy Management Module | |
| 4 | Order Management Module | |
| 5 | Inventory Management Module | |
| 6 | Human Resource and Payroll Module | |
| 7 | Finance and Accounting Module | |
| 8 | Executive Information System Module | |
| 9 | Secretary Module | |
| 10 | Fixed Asset Management Module | |
| 11 | HIS-LIS Online Module | |
| 12 | Special Security Module | |
| 13 | Special Finance Module | |
Dimana FASE – 1 yang akan di selesaikan adalah 3 modul utama yaitu;
- Patient Management Module
- Medical record Management Module
- Pharmacy Management Module
FASE – 2 adalah modul-modul yang tercantum dari nomor 4 – nomor 13 dari tabel diatas.
FASE PENUTUP
Pengembangan aplikasi HIS dan implementasinya, ditutup dengan pembuatan berita acara selambat-lambatnya 1 (satu) bulan kalender, sejak selesainya FASE-2
2. Pada setiap akhir UAT, dinyatakan selesai dengan berita acara UAT.
3. Waktu pengembangan aplikasi HIS dan implementasi, yang dimaksud adalah waktu diluar pengerjaan perubahan terhadap tahapan/modul yang telah di selesaikan dan atau perubahan spesifikasi.
4. Waktu pengerjaan proyek di hitung mulai perjanjian kontrak disetujui.
Pasal 3
BIAYA - BIAYA
Pihak kedua setuju melakukan pembayaran terhadap biaya-biaya sebagai berikut :
1. Biaya pengembangan dan implementasi aplikasi HIS adalah sebesar Rp. 230,000,000.00 (Dua Ratus Tiga Puluh juta rupiah) untuk pengembangan sistem sesuai dengan ruang lingkup pada Pasal 1.
Pembayaran dilakukan secara berkala sesuai dengan tahapan berikut :
- Tahap I – Pembayaran uang muka Rp. 23,000,000.00
- Tahap II – Selesai Fase 1 Rp. 57,500,000.00
- Tahap III – Selesai Fase 2 Rp. 69,000,000.00
- Tahap IV – Serah terima Final Rp. 80,500,000.00
(setelah proyek selesai dengan menandatangani surat pernyataan penutupan proyek oleh Pihak Kedua).
2. Biaya tersebut sudah termasuk source code dari aplikasi HIS yang dikembangkan
3. Biaya tidak termasuk lisensi software yang digunakan dan hal-hal yang berkaitan dengan pihak ke-3. (ini kenapa di-merah-in? Gak ada yang berbeda??)
Pasal 4
KELANCARAN INFORMASI & PENGUJIAN
1. Untuk kelancaran proses pengembangan, konsolidasi, implementasi hingga selesainya proyek ini pihak kedua, wajib memberikan informasi sehubungan dengan pengembangan dan implementasi aplikasi HIS ini selengkap-lengkapnya yang dimulai dari Requirement Analysis guna pembuatan software secara customize yang tidak akan bisa dilewatkan begitu saja, karena jika tahapan Requirement Analysis tidak terpenuhi maka tahapan berikutnya yakni Prototyping phase tidak dapat dimulai.
2. Setelah ayat 1 dari pasal 4 ini terpenuhi baru akan memasuki tahap pengembangan software yang tertera pada pasal 2.
3. Pihak Kedua membebaskan pihak Pertama dan tidak menghitung sebagai keterlambatan atas: Informasi yang tidak lengkap dan atau karena satu dan lain hal sehingga informasi tersebut disusulkan/dilengkapi kemudian. Misalnya : Keterlambatan pemberian informasi dalam tahapan Requirement Analysis oleh pihak Kedua kepada pihak Pertama.
4. Pihak Kedua menunjuk hanya 1 (satu) orang yang bertindak sebagai pimpinan proyek, bertugas mengumpulkan, memberikan, bertanggung jawab atas lancar dan sahnya segala macam informasi yang diperlukan seperti namun tidak terbatas pada prosedur, flow, data, operasional, detil yang disampaikan kepada pihak Pertama sejak FASE-1 hingga FASE PENUTUP pengembangan aplikasi HIS dan implementasinya.
5. Pihak Pertama akan menyediakan bentuk kerja, pelatihan dan dokumen pengetesan siklus dari setiap modul kepada pihak Kedua yang kemudian akan diuji oleh pihak Kedua dan diakhiri dengan penandatanganan setiap User Acceptance Form (UAT) sebagai syarat bahwa modul-modul yang dikembangkan telah sesuai dengan siklus pengembangan modul yang telah disepakati oleh pihak Kedua.
6. Sejalan dengan pengembangan aplikasi HIS, Para Pihak wajib melakukan evaluasi dan pengujian terhadap hasil setiap tahapan pengembangan secara intensif, sesuai dengan yang disepakati.
7. Setelah semua modul-modul melewati UAT, pihak Pertama akan melakukan installasi 1 (satu) sistem aplikasi HIS ke komputer yang ditunjuk oleh pihak Kedua beserta software bug tracer dan updater. Pihak Pertama memberikan hak khusus kepada pihak Kedua untuk menggunakan aplikasi. Pihak Pertama tidak memiliki hak untuk memperbanyak dan/atau mendistribusikan seluruh dan/atau sebagian dari aplikasi HIS dengan alasan apapun. Pihak Kedua bertanggung jawab atas berbagai pendistribusian /perbanyak pengistallan aplikasi HIS pada web server.
Pasal 5
KETERLAMBATAN DAN PEMBATALAN
1. Ketentuan Fase-1
· Jika total waktu FASE-1 tidak selesai dalam waktu yang tertera sesuai tabel, maka kelanjutan proyek akan dievaluasi oleh pihak Kedua. Pihak Kedua berhak membatalkan proyek ini.
Dalam hal proyek tetap dilanjutkan, akan dibuat kesepakatan oleh Para Pihak.
Apabila proyek dianggap batal, maka pihak pertama harus mengembalikan uang muka atas pembayaran fase-1 kepada pihak kedua.
· Bila aplikasi yang telah dikembangkan dalam FASE-1, digunakan oleh pihak Kedua, maka Pertama berhak menerima pembayaran Tahap II. (kenapa di-merah-in? Gak ada yang berbeda?)
2. Ketentuan Fase-2
· Jika total waktu FASE-2 tidak selesai sesuai jangka waktu tabel hari kalender, maka kelanjutan proyek akan dievaluasi oleh pihak Kedua. Pihak Kedua, berhak membatalkan proyek ini
Apabila proyek dianggap batal, maka pihak pertama wajib mengembalikan pembayaran fase-2 kepada pihak kedua.
Pasal 6
PEKERJAAN TAMBAHAN DAN PERUBAHAN
1. Apabila Pihak Kedua ingin menambah/mengubah ruang lingkup yang telah disepakati dalam Perjanjian ini, maka Pihak Kedua akan menyerahkan Surat Permohonan Perubahan Ruang Lingkup kepada Pihak Pertama.
2. Pihak Pertama akan melakukan evaluasi terhadap permintaan perubahan / penambahan yang diusulkan melalui Surat Permohonan Perubahan Ruang Lingkup tersebut.
3. Evaluasi yang dimaksud dalam ayat 2 Pasal ini menyangkut hal-hal sebagai berikut:
· Penelitian perubahan / penambahan terhadap struktur sistem yang telah ada.
· Penentuan jangka waktu penerapan penambahan / perubahan.
4. Jika hasil evaluasi Pihak Pertama sebagaimana dimaksud dalam ayat 3 pasal ini menunjukkan bahwa penambahan/perubahan ruang lingkup pengembangan dan implementasi aplikasi HIS dan yang tertera di dalam Surat Permohonan Perubahan Ruang Lingkup berada di luar batas ruang lingkup Pembuatan Aplikasi HIS yang telah disepakati dalam Perjanjian, maka perubahan/penambahan tersebut akan dikenakan biaya tambahan oleh Pihak Pertama.
5. Besarnya biaya tambahan atas perubahan/penambahan ruang lingkup sebagaimana dimaksud dalam ayat 3 pasal ini diperhitungkan berdasarkan:
· Perubahan flow & proses.
· Perubahan spesifikasi.
· Perubahan struktur Data.
· Keperluan penggunaan teknologi khusus.
· Durasi pekerjaan perubahan / penambahan.
· Jenis layanan yang diminta sesuai dengan tarif.
6. Biaya tambahan untuk perubahan dan penambahan seperti dimaksud pada ayat 5 pasal ini akan diatur dan ditetapkan kemudian oleh Para Pihak didalam suatu perjanjian tambahan yang merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari perjanjian ini.
7. Bila pekerjaan tambahan dan perubahan yang disebabkan oleh kesalahan, kesilapan dalam pengembangan yang mengakibatkan perubahan dan penambahan sebagaimana dimaksud dalam ayat 3 pasal ini yang semata-mata dilakukan oleh Pihak Pertama maka Pihak Kedua dibebaskan dari biaya tambahan apapun.
Pasal 7
HAK CIPTA & SOURCE CODE
1. Penggunaan aplikasi HIS tak terbatas bagi pihak Kedua dengan ketentuan eksklusif penggunaannya hanya bagi pihak Kedua sendiri. (tak terbatas artinya boleh memperbanyak / mendistribusi selama hanya digunakan oleh pihak kedua? Bentrok dengan pasal 4 ayat 7)
2. Pihak Pertama berhak atas hak cipta pengembangan aplikasi HIS.
3. Pihak Pertama harus menyerahkan source code dari aplikasi HIS yang dikembangkan kepada Pihak Kedua , sesuai dengan ketentuan pasal 3 perjanjian ini.
4. Pihak Kedua wajib menjaga hak cipta pengembangan aplikasi HIS dan tidak berhak memberikan dan atau memperjualbelikannya kepada pihak ke-3.
Pasal 8
MASA GARANSI
Masa garansi yang diberikan oleh pihak Pertama adalah dengan kondisi sebagai berikut :
1. Garansi diberikan terhadap kesalahan pemrograman oleh pihak Pertama yang menyebabkan kesalahan data dan/atau kesalahan/kegagalan pemrosesan.
2. Garansi diberikan bagi setiap modul selama 1 (satu) tahun penuh, dimulai dari hari ditanda-tangan dokumen penutupan pembuatan aplikasi HIS.
3. Garansi akan dipenuhi selama tidak ada penambahan permintaan kedalam produk software oleh personil manapun selain personil yang telah di setujui oleh pihak Pertama. (ini kenapa di-merah-in? apa ada yang aneh?)
4. Guna mempermudah service garansi maka Software Bug Tracker akan diinstall kedalam server guna membuat updater software dan dibutuhkan server selalu terkoneksi dengan internet. Alternatif, pihak Pertama akan menyediakan patches untuk produk software, yang dapat di download oleh personil pihak Kedua dan diinstall keserver sesuai petunjuk dari pihak Pertama. (ini kenapa di-merah-in? apa ada yang aneh?)
5. Garansi bisa dilakukan dengan pemberitahuan deskripsi system yang tidak berfungsi sebagaimana mestinya kedalam software bug tracer yang diinstall oleh pihak Pertama. Catatan software ini akan membutuhkan server terkoneksi dengan internet. (ini kenapa di-merah-in? apa ada yang aneh?)
6. Apabila ada kerusakan/bug pada aplikasi dalam masa garansi, Pihak Pertama berkewajiban melakukan koreksi dan perbaikan aplikasi tanpa tambahan biaya yang dibebankan pada Pihak Kedua.
7. Apabila diperlukan Pihak Pertama akan memberikan kunjungan/kedatangan service garansi dengan semua biaya akomodasi ditanggung pihak Kedua.
8. Garansi tidak diberikan terhadap kerusakan data dan hal-hal lain di luar aplikasi HIS itu sendiri, yang dimaksud hal-hal lain di luar aplikasi HIS misal nya.. karena di hapus manual, data hilang karena virus atau karena hal yang disebabkan karena hardware, misal hardisk rusak.
Pasal 9
HAK DAN KEWAJIBAN PIHAK PERTAMA
1. Pihak Pertama wajib memberikan jasa pengembangan dan implementasi aplikasi HIS kepada Pihak Kedua sesuai dengan ruang lingkup pada Pasal 1.
2. Pihak Pertama wajib menyelesaikan pengembangan aplikasi HIS sesuai ketentuan dalam pasal 2 perjanjian ini atau per tanggal kontrak ini di tanda tangani.
3. Pihak Pertama tidak bertanggung jawab terhadap segala pengadaan software lisensi pihak ke-3 yang digunakan oleh pihak Kedua.
4. Pihak Pertama berkewajiban untuk menyiapkan dan menyediakan serta menggunakan tenaga-tenaga yang baik, baik jumlah maupun kemampuan dan keahliannya, sehingga terpenuhi tugas menurut kualitas dan kuantitas dalam jangka waktu yang telah ditentukan.
5. Pihak Pertama bertanggungjawab atas tepatnya data hasil pekerjaan yang dibuat dengan kelengkapan yang sesuai dengan semua persyaratan-persyaratan/ ketentuan-ketentuan yang berlaku, kebenaran perhitungan, serta wajib menjamin kerahasiannya untuk waktu yang tidak terbatas.
6. Pihak Pertama bertanggung jawab atas kelengkapan pekerjaan sehingga hasil pekerjaan benar-benar merupakan suatu hasil yang dapat diandalkan dan dipertanggung jawabkan sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan pada Pasal 1.
7. Pihak Pertama berkewajiban untuk memberikan training penggunaan aplikasi kepada Pihak Kedua. Pelaksanaan training ditentukan oleh Pihak Kedua, dimana Pihak Kedua akan menyediakan peralatan yang menunjang pelaksanaan training.
8. Pihak Pertama berhak mendapatkan pembayaran sesuai dengan ketentuan pasal 3 perjanjian ini. Pembayaran dilakukan, paling lambat 2 (dua) minggu dari tanggal tagihan.
9. Pihak Pertama berhak mencantumkan dan menampilkan nama aplikasi, identitas, moto dan informasi perusahaan dengan sewajarnya.
Pasal 10
HAK DAN KEWAJIBAN PIHAK KEDUA
1. Pihak Kedua wajib menyediakan informasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi HIS sesuai ketentuan Pasal 4 perjanjian ini.
2. Pihak Kedua bertanggung jawab terhadap pengadaan seluruh software lisensi pihak ke-3 yang digunakan Pihak Kedua . Pengadaan software windows, office , antivirus dan sql server bukan tanggungan pihak pertama, serta alat-alat (computer) yang akan digunakan dalam aplikasi HIS. (ini kenapa di-merah-in? ada yang aneh?)
3. Pihak Kedua wajib melakukan pembayaran jasa kepada Pihak Pertama sesuai ketentuan pasal 3 perjanjian ini.
Pasal 11
FORCE MAJURE
1. Yang dimaksud dengan Force Majure dalam Perjanjian ini adalah kejadian-kejadian di luar kemauan dan atau kemampuan Para Pihak untuk mencegahnya, seperti namun tidak terbatas pada bencana alam, gempa bumi, peperangan, huru-hara, sabotase, pemberontakan, dan pemberlakuan peraturan baru.
2. Dalam hal terjadi Force Majure selama periode proyek sesuai Pasal 2 sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 Pasal ini, maka Pihak yang terkena Force Majure berkewajiban untuk memberitahukan secara tertulis kepada Pihak yang lain dalam waktu selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender terhitung sejak terjadinya Force Majure dan pada saat berakhirnya.
3. Kelalaian atau kelambatan dalam memenuhi kewajiban memberitahukan sebagaimana dimaksud ayat 2 pasal ini, mengakibatkan tidak diakuinya oleh pihak lainnya peristiwa dimaksud ayat 1 pasal ini sebagai Force Majure.
4. Kejadian-kejadian tersebut ayat 1 pasal ini tidak dapat diperhitungkan sebagai perpanjangan waktu pelaksanaan kewajiban pihak-pihak menurut Perjanjian ini, apabila ketentuan ayat 2 pasal ini dipenuhi.
5. Segala kerugian dan biaya yang diderita oleh salah satu Pihak sebagai akibat terjadinya Force Majure bukan merupakan tanggung jawab Pihak yang lain dalam Perjanjian ini.
Pasal 12
PENYELESAIAN PERSELISIHAN
1. Apabila terjadi perselisihan atau sengketa di antara kedua belah pihak mengenai pelaksanaan Perjanjian ini, maka penyelesaiannya dilakukan dengan cara musyawarah untuk mencapai mufakat.
2. Apabila penyelesaian dengan jalan musyawarah tidak tercapai, maka Para Pihak dimintakan penyelesaian kepada Badan Arbitrase Nasional Indonesia (“BANI”) untuk diputus oleh arbiter-arbiter menurut Peraturan Prosedur BANI dalam tingkat pertama dan terakhir yang merupakan putusan final.
3. Perjanjian ini tetap berlaku dan kedua belah pihak tetap melaksanakan hak dan kewajibannya masing-masing sampai perselisihan tersebut pada ayat (1) pasal ini mendapatkan penyelesaian baik sebagai hasil musyawarah maupun berdasarkan keputusan BANI yang telah mempunyai kekuatan hukum yang tetap.
Pasal 13
KERAHASIAAN
Seluruh informasi dan data sehubungan dengan Perjanjian ini harus dijaga kerahasiaannya oleh Pihak Pertama dan harus menjamin agar pegawai-pegawainya maupun orang-orang yang bekerja untuknya akan memberlakukan sebagai rahasia atas setiap keterangan yang diterimanya, dan Pihak Pertama sepakat untuk tidak memberitahukan dan atau memberikan data sebagian ataupun seluruhnya kepada pihak ketiga manapun juga dengan alasan apapun juga, kecuali atas persetujuan tertulis dari Pihak Kedua. Serta wajib menjamin bahwa keterangan demikian hanya akan digunakan untuk membantu Pihak Pertama dalam melaksanakan kewajiban menurut perjanjian ini serta apabila dikehendaki oleh hukum.
Pasal 14
KETENTUAN LAIN
1. Hal-hal yang belum diatur dan/atau perubahan maupun penambahan dari Perjanjian ini serta lampiran-lampirannya akan dituangkan dalam bentuk tertulis sebagai Addendum/Amandemen Perjanjian ini dibuat atas dasar kesepakatan dari dan ditandatangani oleh Para Pihak, yang mempunyai kekuatan hukum yang sama dengan Perjanjian ini.
2. Lampiran-lampiran Perjanjian ini termasuk perubahan-perubahan yang disetujui Para Pihak dari waktu ke waktu merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dan mempunyai kekuatan hukum yang sama dengan Perjanjian ini.
Pasal 15
PENUTUP
Perjanjian Kontrak ini dibuat rangkap 2 (dua) asli, masing-masing sama bunyinya dan mempunyai kekuatan pembuktian sama-sama setelah dibubuhi materai secukupnya dan ditandatangani oleh Para Pihak.
Medan, 12 Juli 2008
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
JOHAN TANADI RAMIN, MBA CnF Representative President Director
